各学院、各部门：

为做好2021届毕业生档案整理与派递工作，规范学生档案工作，提高学生档案管理水平，有效管理和合理利用学生档案，现将2021届毕业生档案整理与派递相关工作通知如下：

一、明确毕业生档案管理负责人及其工作职责，强化毕业生档案工作的严肃性和规范性。

学校层面：学校学生档案管理负责人由学生处就业指导服务中心工作人员担任。主要职责：1.制定毕业生档案整理与派递实施方案；2.负责对各学院毕业生档案管理人员进行业务指导；3.负责2021届毕业生档案的全过程监管、档案整理、清查、派递等工作。

学院层面：各学院学生档案管理负责人原则上由各学院政治辅导员担任。主要职责：1.遴选并培训所在单位参与毕业生档案工作的工作人员；2.指导档案工作人员到相关部门收集所需材料，对档案材料进行封装；3.组织完成所在单位档案整理工作，按要求上交学生处。

职能部门层面：学生档案管理负责人原则上由各单位档案人员担任。主要职责：1. 科学规范整理涉及毕业生的相关档案整理；2. 学校规定时间前按毕业生相关信息分学院、分专业、分班级和按学号整理好相关档案材料。

二、明确毕业生档案整理的流程与日程安排，确保毕业生档案按计划和要求精准落实。

（一）材料收集与整理日程安排

第一阶段：2021年月21日前各个学院将档案整理负责人名单报送至学生处王飞老师处。

第二阶段：2021年4-5月，毕业生按照学校要求，整理个人装档材料，向所在学院档案管理员提交档案材料。

第三阶段：2021年5-6月，涉及管理毕业生档案的各部门、学院，对毕业生档案材料进行整理、分类，6月17日之前必须完成。

第四阶段：整理档案人员进行档案整理培训。（时间、地点另行通知）

第五阶段：2021年6月18日-19日，各学院档案工作人员，到各部门、学院领取毕业生档案材料，按要求进行毕业生档案整理。

毕业生档案材料需包括：

1. 学籍卡、成绩单、教师资格申请表；（教务处负责提供）

2. 奖惩材料、就业登记证/报到证、高中档案材料、档案袋；（学生处负责提供）

3. 党员/团员档案材料、实习鉴定表、毕业生登记表等。（所在学院负责提供）

第六阶段：2021年6月20-21日，各学院将整理好的毕业生档案（纸质、电子目录）提交至学生处103室，学校学生档案的管理员负责对毕业生档案材料装档情况进行核查，并将核查情况向学院进行反馈。

第七阶段：2021年6月24-25日，各学院档案工作人员根据核查情况反馈意见，对毕业生档案材料进行修正、学生本人确认签字、学院签章及封装，在规定时间内学生档案及名单提交至学生处103室；同时，学生处集中受理毕业生自提档案工作。

第八阶段：2021年6月26日-7月5日，学生处做好毕业生档案的归类、封装和派递工作。

（二）档案整理与派递流程(详见附件）

三、 增强纪律意识，严格档案工作纪律要求和落实好的毕业生档案转递规定。

（一）档案工作人员在整理毕业生档案时，应确保档案的安全与保密，不得涂改、伪造、圈点、剪裁、批注、污损、抽取档案材料，不得私自保存、摘抄档案材料，不得将档案提供给个人查阅。档案整理完毕，经档案管理员清点认可后，方能离开。档案工作人员必须遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。若违反整理档案的规定，学校将追究相关人员的责任。

（二）各学院、各部门送交的学生奖励材料、党团材料、成绩表、毕业生登记表、实习鉴定表、奖惩材料以及需归档的其他材料，应有审核登记。

（三）学生处进行档案转递，按毕业生去向进行分档，开具档案转递单，由玉溪市邮政局转发至毕业生就业报到/登记单位。

（四）毕业生档案于毕业生离校后全部转递，有特殊情况需要缓发的档案,待可转递时,及时转出档案。

（五）毕业前报考研究生、公务员等需要调档政审的学生档案，根据拟招录用单位的调档通知书由学生所在学院负责转递。

（六）因各种原因终止学籍的学生档案（以文件为准），由所在学院将学生档案整理后转递至学生家庭所在地的乡政府、街道办等单位。

附件：档案整理与派递流程

附件：档案整理与派递流程.doc

玉溪师范学院学生处

2021年4月13日