“以前每到年底，财务处门口总是排起长队，老师们抱着一摞摞单据焦急等待报销，我们的工作人员也被手工记账、重复录入的工作压得喘不过气。”回忆起过去的财务管理场景，玉溪师范学院（以下简称学校）财务处处长桑怡感慨万千。2002年进入学校财务处工作、2020年起担任财务处处长的她，全程见证学校财务信息化从起步、完善到智慧升级的全过程。

自2010年起，学校正式启动财务信息化建设，历经三代系统迭代升级，逐步实现从“手工记账”到“智能管控”、从“数据分散”到“一体融合”的跨越式发展。如今，智慧财务系统全面落地，不仅有效破解财务工作的诸多痛点，更赢得全校院系负责人及师生的广泛认可，成为护航学校教育高质量发展的“数智引擎”。

破痛点 院系办事更高效

谈及财务工作的“老大难”问题，手工记账无疑是绕不开的痛点。桑怡回忆道，2010年之前，学校财务管理完全依赖手工操作，不仅效率低下，还存在诸多风险隐患。“那时候，我们要手工记录预算指标，还要给各个学院发放纸质指标票，错拿、填错的情况时有发生。加上老师们对记账流程不够了解，很容易产生疑虑。”

学校科研处处长赵永胜介绍：“以前，学院报销科研经费时，需要先手写单据、整理凭证，再到财务处排队办理；若遇到单据填写得不规范的情况，还得来回跑好几趟，有时候一笔报销要折腾半个月。”

为破解这一痛点，学校于2010年启动第一代财务管理系统建设，通过引入财务软件、开发预算管理小程序，初步摆脱手工记账的束缚。

随着学校规模扩大、财务业务日益繁杂，财务数据分散、口径不统一的问题又严重影响数据准确性。

针对这一问题，学校于2016年启动第二代财务管理系统建设，将预算与核算模块整合，实现财务数据的统一管理。

“为进一步破解内控规范领域的痛点，2025年学校启动第三代智慧财务系统建设，将财务内控稽核规则内嵌于系统中，通过统一规则自动完成稽核，一次性解决报销单据审核标准不统一的问题，既保障审核的公平公正，又有效减少人为失误。”桑怡表示。

现在，机器人流程自动化（RPA）的应用进一步打通报销支付与财政一体化国库支付的“最后一公里”。“RPA机器人可实现一键导出、自动录入，既避免重复操作，又大幅降低人工成本。”学校学生处副处长王吉成介绍，“学生处每年年末涉及大量学生补助发放与学生活动经费报销工作，过去支付环节流程烦琐，到账往往需要等待数天，影响工作推进。如今有了RPA机器人，提交经费报销申请后只需安心等待财务审批，审批通过后支付即可快速完成，经费使用效率显著提升，我们也能更专注于核心管理工作。”

防风险 预算管理更科学

预算管理是财务管理的核心环节，只有做好预算管理，才能确保资金精准用在关键处，有效防控财务风险。

在预算编制与审批环节，智慧财务系统的优势尤为突出。“过去每到年末，我们学院都得安排专人加班填报预算，还得反复和财务处核对数据，往往要修改多次才能通过。”学校国有资产管理中心主任普朝龙说，“智慧财务系统上线后，线上填报、自动汇总，还能直接调取往年预算执行数据作为参考，预算编制的科学性和准确性显著提升，编审周期也大幅缩短，部门得以腾出更多时间思考如何将经费精准投入到学科建设与发展中。”

如今，依托智慧财务系统，二级预算单位可直接在线填报预算申报书，申报数据实现自动汇总与导出。财务处工作人员只需结合系统中往年预算执行情况、资金使用效率等数据进行分析比对，即可完成预算审核工作。

“现在预算编审周期压缩了一个月以上，最短可控制在15—20天，人工汇总核对的工作量大幅减少，预算编制的科学性与准确性也显著提升。”桑怡说。

更重要的是，该系统全面贯彻零基预算改革思路，为预算编制提供精准的数据支撑。“我们通过系统分析各学院、各部门的工作任务以及以往资金使用情况，对维持正常运转的经费进行压减，将更多资金投入到学校建设发展和新承担的任务中。”桑怡举例道，借助系统数据分析，学校已将运转类经费压减至合理范围，同时对有建设发展规划、承担新任务的学院给予针对性预算支持，使预算分配更具目的性与合理性。

为了让预算管理更直观高效，学校还开发了财务数据分析可视化平台。目前，该平台已完成初级建设，可全面归总学校收支情况，清晰呈现生均经费、财政拨款、学费住宿费收缴等关键数据。

“过去，校领导要了解学费收缴情况，我们得整理大量报表；现在，通过可视化平台，校领导能实时查看学费住宿费的收缴进度、欠费率等数据，及时督促学生缴费。”桑怡介绍，借助这一平台，学校学费住宿费欠费率大幅下降，2025年收缴率达99%以上，仅因休学等特殊情况存在少量欠费，有效保障学校资金流。

提效率 师生体验更便利

“财务工作既要规范严谨，又要便捷高效。我们建设智慧财务系统的最终目的，就是为了更好地服务师生、助力学校发展。”桑怡表示，智慧财务系统的上线不仅破解了财务管理中的痛点难点，而且彻底改变传统的报销模式。

年底，教师们在财务处门外排队审核票据、财务人员挑灯夜战却效率低下的场景，如今已彻底成为历史。学校商学院教师唐艺纹深耕教学科研多年，对报销流程的变迁感受尤为深刻：“以前，报销科研论文版面费，得下载发票、手动填写报销单、整理凭证，还得专程去财务处排队；要是遇到审核不通过，还得来回修改，耽误不少备课和科研时间。现在，线上就能完成报销，节省大量时间。”

智慧财务系统上线后，学校实现报销流程的全流程智能化管理，事前审批与事后报销环节均内嵌于系统中，从源头上规范报销行为。“过去，由于对报销标准认知不清晰，超标消费现象较为频繁，进而引发审计风险。如今，若不完成事前审批，系统便无法进入后续报销环节，这既倒逼老师们规范自身行为，又让审批工作开展得更加顺畅。”桑怡介绍道。

为保障报销工作的公平公正，系统还增设了单据自动分配与预警机制，将报销申请无差别平均分配给各位会计，并设置3天、5天、10天的审单预警节点。财务处领导与报销老师均可实时查看单据审核进度，一旦超出时限，系统将自动触发预警，有效避免压单、漏单等问题。

桑怡介绍，截至2025年年底，财务处已彻底告别排队报销的场景，办公室环境清爽安静。老师们提交报销申请后，只需等待系统完成审批，收到交单指令后再打印单据提交即可，真正实现了“数据多跑路、师生少跑腿”。

除了教师，学生也切实感受到智慧财务系统带来的便利。“现在，通过系统线上缴费，随时随地都能操作，还能实时查询缴费记录，真是太方便了。”学校2024级汉语言文学专业学生杨红婷说。

谈及未来的财务管理工作，桑怡表示，智慧财务建设是一个持续完善、不断升级的过程。下一步，学校将聚焦“高效多维决策、业财深度融合、暖心便捷服务”三大重点，持续深化财务数智化转型，为学校教育高质量发展提供更坚实有力的财务支撑。